الفاتورة الإلكترونية في السعودية: الدليل الشامل لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
أبرز النقاط
- الفاتورة الإلكترونية إلزامية على جميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة والمقيمين في المملكة؛ بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021 والثانية في 1 يناير 2023.
- الموجة 25 المعلنة في 24 يوليو 2026 تشمل المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025، وموعد ربطها 1 فبراير 2027.
- الفاتورة الضريبية بين المنشآت تحتاج اعتماد الهيئة قبل تسليمها للمشتري، أما الفاتورة المبسطة للمستهلك فيُبلَّغ عنها خلال 24 ساعة.
- كل نظام يُصدر الفواتير، بما في ذلك كل جهاز نقطة بيع يُصدرها، يُسجَّل في بوابة فاتورة ويحصل على شهادة ختم تشفيري خاصة به.
- تبدأ المخالفات بإنذار ومهلة ثلاثة أشهر ثم تتصاعد الغرامات عند التكرار، لذا ابدأ بحصر مصادر الفواتير مبكراً.
الفاتورة الإلكترونية في السعودية هي فاتورة ضريبية تُصدَر وتُحفظ وتُعدَّل بصيغة إلكترونية منظَّمة عبر حل تقني متوافق، وتُربط في المرحلة الثانية بمنصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وهي إلزامية على جميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة والمقيمين في المملكة. وحتى أكتوبر 2026 امتدت مرحلة الربط لتشمل المنشآت التي تتجاوز إيراداتها الخاضعة للضريبة 187,500 ريال.
يشرح هذا الدليل متطلبات الفوترة الإلكترونية بلغة عملية لمدير المالية وصاحب المنشأة: الفرق بين المرحلتين، والموجة التي تنطبق على منشأتك، وآلية الاعتماد والإبلاغ، والغرامات، وقائمة تحقق للاستعداد خطوة بخطوة. وقد راجعنا كل معلومة تنظيمية هنا مقابل منشورات الهيئة، مع تأريخ المعلومات القابلة للتغيّر.
ما هي منصة فاتورة وما المقصود بالفوترة الإلكترونية؟
«فاتورة» هو اسم برنامج الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وهو كذلك اسم المنصة التي تستقبل الفواتير الإلكترونية وتتحقق منها وتسجّلها. والفوترة الإلكترونية إجراء يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادل الفواتير ومعالجتها بصيغة منظمة بين البائع والمشتري.
ولا تُعد الفاتورة إلكترونية إذا كانت مكتوبة بخط اليد، أو ممسوحة ضوئياً من نسخة ورقية، أو منشأة عبر برامج تحرير النصوص والجداول مثل Word وExcel. ويستند الإلزام إلى نظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية (المادة 53 الخاصة ببيانات الفاتورة)، ولائحة الفوترة الإلكترونية التي نشرتها الهيئة في 4 ديسمبر 2020، والقرار الخاص بالضوابط والمتطلبات الفنية المنشور في 28 مايو 2021. وتتوفر الأدلة والمواصفات الرسمية على بوابة الفوترة الإلكترونية في موقع الهيئة.
من الملزم بتطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة؟
- الملزمون: جميع الأشخاص الخاضعين للضريبة المقيمين في المملكة، وكذلك العميل أو الطرف الثالث الذي يُصدر الفواتير الضريبية نيابة عن المورّد المسجل المقيم.
- غير الملزمين: الأشخاص الخاضعون للضريبة غير المقيمين في المملكة، والفواتير التي تقتصر على توريدات غير خاضعة لضريبة القيمة المضافة.
- توقيت المرحلة الثانية: تُطبَّق على شكل موجات، ولا تلتزم المنشأة بالربط إلا بعد إشعارها من الهيئة، وتلتزم الهيئة بإشعار كل موجة قبل ستة أشهر على الأقل من موعد الربط.
ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية؟
المرحلة الأولى «مرحلة الإصدار والحفظ» ألغت الفواتير اليدوية وألزمت بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونياً. أما المرحلة الثانية «مرحلة الربط والتكامل» فتربط نظام الفوترة لديك بمنصة فاتورة بحيث تطّلع الهيئة على الفواتير لحظياً أو خلال مدة قصيرة.
| البند | المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ | المرحلة الثانية: الربط والتكامل |
|---|---|---|
| تاريخ السريان | 4 ديسمبر 2021 لجميع المكلفين المقيمين | اعتباراً من 1 يناير 2023 على موجات تحددها الهيئة |
| الالتزام الأساسي | إصدار الفواتير والإشعارات وحفظها عبر حل إلكتروني متوافق | ربط الحل بمنصة فاتورة لاعتماد الفواتير أو الإبلاغ عنها |
| الصيغة | إلكترونية دون اشتراط صيغة منظمة محددة | XML وفق معيار الهيئة المبني على UBL 2.1، أو PDF/A-3 مضمّن فيه XML للمشاركة، ويُرسل XML فقط إلى المنصة |
| رمز الاستجابة السريعة (QR) | إلزامي في الفاتورة المبسطة ويتضمن 5 حقول أساسية | رمز موسّع من 9 عناصر يشمل بصمة الفاتورة وبيانات التوقيع |
| الأمان | حل محمي من التلاعب وخالٍ من الوظائف المحظورة | ختم تشفيري، وتسلسل بصمات الفواتير، ومعرّف فريد (UUID)، وعدّاد للفواتير |
| الاتصال بالهيئة | لا يوجد | ربط عبر واجهات برمجة التطبيقات (API)، وتسجيل كل وحدة حل وحصولها على شهادة الختم التشفيري (CSID) |
ما هي موجات الربط وأي موجة تنطبق على منشأتي؟
تحدد الهيئة كل موجة (وتسميها في إعلاناتها «المجموعة») وفق حجم الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في سنوات مرجعية معينة؛ فإذا تجاوزت إيراداتك الحد في أي سنة منها دخلت منشأتك في تلك الموجة، ووجب عليها الربط في الموعد المحدد في إشعار الهيئة. ويلخّص الجدول التالي الموجات المعلنة حتى أكتوبر 2026.
| الموجة | الإيرادات الخاضعة للضريبة تتجاوز | السنوات المرجعية | فترة الربط |
|---|---|---|---|
| الأولى | 3 مليارات ريال | 2021 | من 1 يناير إلى 30 يونيو 2023 |
| الثانية إلى الخامسة | من 500 مليون حتى 100 مليون ريال | 2021 أو 2022 | من يوليو إلى ديسمبر 2023 |
| السادسة إلى الثانية عشرة | من 70 مليوناً حتى 10 ملايين ريال | 2021 إلى 2023 (بحسب الموجة) | خلال عام 2024 |
| الثالثة عشرة إلى الثانية والعشرين | من 7 ملايين حتى مليون ريال | 2022 إلى 2024 (بحسب الموجة) | خلال عام 2025 (انتهت الموجة 22 في 31 ديسمبر 2025) |
| الثالثة والعشرون | 750,000 ريال | 2022 أو 2023 أو 2024 | من 1 يناير إلى 31 مارس 2026 |
| الرابعة والعشرون | 375,000 ريال | 2022 أو 2023 أو 2024 | من 1 أبريل إلى 30 يونيو 2026 |
| الخامسة والعشرون | 187,500 ريال | 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025 | الربط بحلول 1 فبراير 2027 |
أعلنت الهيئة الموجة الخامسة والعشرين في 24 يوليو 2026، وهي أول موجة تعتمد إيرادات عام 2025، ويصل حدها البالغ 187,500 ريال إلى شريحة واسعة من المنشآت الصغيرة والمتوسطة. وعملياً، إذا كانت منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة ولم تُكمل الربط بعد، فالأرجح أن المرحلة الثانية ستنطبق عليك خلال أشهر لا سنوات. ويبقى المرجع النهائي هو الموعد الوارد في الإشعار الذي يصل إلى حساب منشأتك لدى الهيئة.
ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة؟
تفرّق الفوترة الإلكترونية بين نوعين من الفواتير، وتختلف معاملة كل منهما في المرحلة الثانية:
| البند | الفاتورة الضريبية (القياسية) | الفاتورة الضريبية المبسطة |
|---|---|---|
| الاستخدام المعتاد | البيع بين المنشآت (B2B) وللجهات الحكومية (B2G) | البيع للمستهلك الفرد (B2C)، ويجوز استخدامها في توريدات المنشآت التي تقل عن 1,000 ريال |
| بيانات المشتري | مطلوبة، ومنها الرقم الضريبي للمشتري إن كان مسجلاً | غير مطلوبة في الغالب |
| الإجراء في المرحلة الثانية | الاعتماد (Clearance): تتحقق الهيئة منها قبل مشاركتها | الإبلاغ (Reporting): تُسلَّم للعميل ثم يُبلَّغ عنها |
| المهلة | قبل تسليم الفاتورة للمشتري | خلال 24 ساعة من إصدارها |
| الختم التشفيري | تضعه منصة فاتورة عند الاعتماد | يضعه حل المنشأة نفسه باستخدام شهادة CSID الخاصة به |
وتتبع إشعارات الدائن والمدين نوع الفاتورة الأصلية. ولا يجوز تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها؛ وأي تصحيح يتم عبر إشعار دائن أو مدين.
ما الحقول الإلزامية في الفاتورة الإلكترونية؟
البيانات التجارية الإلزامية
وفقاً للمادة 53 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة وقاموس بيانات الفاتورة الصادر عن الهيئة، يجب أن تتضمن الفاتورة الضريبية بيانات منها: تاريخ الإصدار، ورقم تسلسلي فريد، واسم البائع وعنوانه ورقمه الضريبي، واسم المشتري وعنوانه ورقمه الضريبي إن كان مسجلاً، ووصف السلع أو الخدمات وكميتها، وسعر الوحدة، والمبلغ الخاضع للضريبة، ونسبة الضريبة (15% بالنسبة الأساسية) ومبلغها لكل بند، والإجمالي شاملاً الضريبة بالريال السعودي، مع ذكر سبب الإعفاء أو نسبة الصفر عند انطباقها. وتضيف المرحلة الثانية حقولاً تقنية مثل المعرّف الفريد (UUID)، وقيمة عدّاد الفاتورة، وبصمة الفاتورة السابقة، ومعرّفات إضافية للبائع مثل رقم السجل التجاري. ويجب أن تكون الفاتورة المقروءة باللغة العربية، ويجوز إضافة لغات أخرى إلى جانبها.
رمز الاستجابة السريعة (QR)
في المرحلة الأولى يحمل رمز QR في الفاتورة المبسطة خمسة حقول: اسم البائع، والرقم الضريبي، والطابع الزمني للفاتورة، وإجمالي الفاتورة شاملاً الضريبة، وإجمالي الضريبة. وفي المرحلة الثانية يتوسع إلى تسعة عناصر بترميز TLV وBase64، فتُضاف بصمة ملف XML، والتوقيع الرقمي، والمفتاح العام، وتوقيع الهيئة على شهادة الختم في الفواتير المبسطة. وبذلك يستطيع أي شخص التحقق من الفاتورة عبر تطبيق الهيئة.
صيغة XML ومعيار UBL 2.1 وملفات PDF/A-3
تُنشأ فواتير المرحلة الثانية بصيغة XML وفق معيار تطبيق XML وقاموس البيانات الصادرين عن الهيئة والمبنيين على صيغة UBL 2.1 الدولية. ويمكن مشاركة الفاتورة مع العميل بصيغة PDF/A-3 مع تضمين ملف XML داخلها، لكن ما يُرسل إلى منصة فاتورة هو ملف XML فقط.
الختم التشفيري وشهادة CSID
الختم التشفيري توقيع إلكتروني يثبت أن الفاتورة صادرة من حل مسجّل لدى الهيئة وأنها لم تُعدَّل. وكل وحدة من وحدات حلول الفوترة الإلكترونية (EGS)، سواء كانت نظام ERP أو خادم فوترة أو جهاز نقطة بيع يُصدر الفواتير، تُسجَّل في بوابة فاتورة برمز تحقق لمرة واحدة (OTP) وتحصل على شهادة ختم تشفيري خاصة بها. ويُحظر أن يسمح الحل بتصدير المفتاح الخاص.
كيف يعمل الاعتماد والإبلاغ في المرحلة الثانية؟
الاعتماد للفواتير الضريبية (B2B)
- يُنشئ نظامك ملف XML للفاتورة ويرسله إلى منصة فاتورة عبر واجهة API.
- تتحقق المنصة من المحتوى والصيغة، ثم تضع ختم الهيئة التشفيري ورمز QR، وتعيد الفاتورة المعتمدة.
- بعدها فقط تُرسل الفاتورة المعتمدة إلى المشتري. والفاتورة المرفوضة لا تُعد فاتورة صحيحة.
الإبلاغ للفواتير المبسطة (B2C)
- يُنشئ الحل الفاتورة ويختمها بشهادته ويضيف رمز QR.
- تُسلَّم الفاتورة الورقية أو الإلكترونية للعميل فوراً.
- يُرسل الحل ملف XML إلى منصة فاتورة خلال 24 ساعة من الإصدار.
وإذا تعطل النظام بما يمنع الإصدار أو الاعتماد أو الإبلاغ، فعلى المنشأة إشعار الهيئة عبر خدمة الإبلاغ عن أعطال الفوترة الإلكترونية، ثم إرسال الفواتير المعلّقة بعد استعادة الأنظمة.
ما غرامات مخالفات الفوترة الإلكترونية؟
أعلنت الهيئة في نوفمبر 2021 قائمة المخالفات، ومنها: عدم إصدار الفواتير الإلكترونية أو عدم حفظها (بغرامة تبدأ من 5,000 ريال)، وعدم تضمين رمز QR في الفاتورة المبسطة، وعدم ذكر الرقم الضريبي للمشتري، وعدم إبلاغ الهيئة عن الأعطال (وتبدأ جميعها بإنذار)، وحذف الفاتورة أو تعديلها بعد إصدارها (بغرامة تبدأ من 10,000 ريال)، مع تصاعد المبالغ حسب نوع المخالفة وتكرارها. وفي يناير 2022 اعتمدت الهيئة نهجاً متدرجاً في الزيارات الميدانية: إنذار عند المخالفة الأولى مع مهلة ثلاثة أشهر للتصحيح، ثم غرامات متصاعدة عند التكرار أُعلن أنها 1,000 ثم 5,000 ثم 10,000 ثم 40,000 ريال، وإذا تكررت المخالفة بعد مرور 12 شهراً عُدّت مخالفة جديدة تبدأ بإنذار. وقد تتغير جداول الغرامات، لذا تحقق من الجدول الساري لدى الهيئة.
قائمة التحقق للاستعداد للفوترة الإلكترونية خطوة بخطوة
- تأكد من موجتك: راجع حساب منشأتك والإشعار الوارد من الهيئة، ودوّن موعد الربط.
- حصر جميع مصادر الفواتير: نظام ERP، وأجهزة نقاط البيع، والمتجر الإلكتروني، وأنظمة الفروع، والشركات التابعة، وأي إجراءات يدوية. فكل مصدر يُصدر فواتير يصبح وحدة EGS.
- اختر البنية التقنية: ربط كل نظام مباشرة، أو خدمة فوترة مركزية تختم الفواتير وترسلها نيابة عن جميع الأنظمة. والخدمة المركزية أسهل عادة في الصيانة عند تحديث المتطلبات.
- نظّف البيانات الأساسية: الأرقام الضريبية للعملاء، والعناوين، والفئات الضريبية للأصناف، والأسماء العربية للمنتجات، فهي سبب معظم حالات الرفض.
- عالج الفجوات: أزل الوظائف المحظورة مثل تعديل الفواتير الصادرة، وتعدد تسلسلات الترقيم، وإمكانية تغيير وقت النظام، وكلمات المرور الافتراضية أو المشتركة، وغياب سجلات التدقيق.
- ابنِ أو اضبط إنشاء ملفات XML والبصمة والختم ورمز QR وفق أحدث مواصفات الهيئة.
- اختبر في بيئة المحاكاة لدى الهيئة بسيناريوهات واقعية: الخصومات، والمرتجعات، وإشعارات الدائن، والبنود الصفرية، والمبيعات بعملات أجنبية.
- سجّل كل وحدة EGS في بوابة فاتورة، واحفظ الشهادات والمفاتيح بأمان مع سجل لمواعيد تجديدها.
- خطط للأعطال: طوابير إرسال، وإعادة محاولة تلقائية، وتخزين مؤقت لنقاط البيع عند انقطاع الاتصال، وإجراء موثق لإشعار الهيئة.
- درّب الموظفين وابدأ التشغيل قبل الموعد النهائي، ثم راقب نسب الرفض يومياً في الأسابيع الأولى.
كيف تختار حل فوترة إلكترونية متوافقاً مع الهيئة؟
تنشر الهيئة دليلاً استرشادياً لمزودي الحلول، لكنها توضح أن للمكلف استخدام أي حل متوافق سواء ورد في الدليل أم لا. وعند المقارنة ركّز على ما يلي:
- تغطية جميع مصادر الفواتير لا نظام ERP وحده: نقاط البيع، والمتجر الإلكتروني، وأنظمة الفروع.
- أداء الاعتماد ومرونته: طوابير الإرسال، وإعادة المحاولة، والتعامل السليم مع بطء المنصة أو تعذّر الوصول إليها.
- الالتزام بالتحديث: من يحدّث مخطط XML وقواعد التحقق والشهادات عند صدور تعديلات من الهيئة؟
- المخرجات العربية والثنائية اللغة بحيث تظهر الفاتورة سليمة في الطباعة وملفات PDF والبريد.
- حماية البيانات والاستضافة: أرشيف الفواتير يتضمن بيانات شخصية وتجارية، فتحقق من التوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية وضوابط الهيئة الوطنية للأمن السيبراني.
- سجل التدقيق وتصدير الأرشيف بما يتيح للهيئة الاطلاع عند الطلب.
وإذا كانت منشأتك تعمل بعدة أنظمة، فاقرأ مقالنا عن ربط أنظمة المنشآت بهيئة الزكاة لفهم بنية الخدمة المركزية. ولقطاع التجزئة والمطاعم دليلنا عن برنامج نقاط البيع المتوافق مع الهيئة، ولمن يخطط لتغيير أنظمته الأساسية دليلنا عن نظام ERP في السعودية.
الخطوة التالية
إذا اقترب موعد موجتك أو لم تتأكد من تغطية كل مصادر الفواتير، يمكن لفريق أمواج للحلول مراجعة منظومة الفوترة لديك وتصميم الربط المناسب. اطّلع على خدمة ربط الفوترة الإلكترونية مع هيئة الزكاة أو اطلب استشارة، ونرد خلال 24 إلى 48 ساعة عمل.
هندسة البرمجيات
الأسئلة الشائعة
هل الفاتورة الإلكترونية إلزامية في السعودية؟
نعم. منذ 4 ديسمبر 2021 يلتزم كل مكلف مسجل في ضريبة القيمة المضافة ومقيم في المملكة بإصدار الفواتير والإشعارات وحفظها إلكترونياً عبر حل متوافق. أما الربط بمنصة فاتورة في المرحلة الثانية فيصبح إلزامياً على كل منشأة من الموعد المحدد في إشعار موجتها. ولا يشمل الإلزام غير المقيمين ولا الفواتير الخاصة بتوريدات خارج نطاق الضريبة.
ما هي الموجة 25 للفاتورة الإلكترونية وما موعدها؟
الموجة الخامسة والعشرون هي أحدث موجات مرحلة الربط والتكامل، وأعلنتها الهيئة في 24 يوليو 2026. وتشمل المكلفين المقيمين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال خلال 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، وموعد ربط حلولهم بمنصة فاتورة هو 1 فبراير 2027 وفق إشعار الهيئة.
ما الفرق بين الاعتماد والإبلاغ في الفوترة الإلكترونية؟
الاعتماد خاص بالفواتير الضريبية القياسية بين المنشآت أو للجهات الحكومية؛ إذ يرسل نظامك الفاتورة إلى منصة فاتورة فتتحقق منها الهيئة وتختمها، ثم تُسلَّم للمشتري. أما الإبلاغ فخاص بالفواتير المبسطة للمستهلك؛ تُسلَّم الفاتورة للعميل فوراً، ويرسلها الحل إلى المنصة خلال 24 ساعة من إصدارها.
هل يمكن إصدار الفواتير من Excel أو Word؟
لا. توضح الهيئة أن الفواتير المنشأة عبر برامج تحرير النصوص أو الجداول، والفواتير المكتوبة بخط اليد، والنسخ الممسوحة ضوئياً لا تُعد فواتير إلكترونية. ويجب استخدام حل إلكتروني يستوفي متطلبات الهيئة، مثل الحماية من التلاعب والترقيم التسلسلي وسجلات التدقيق، ويرتبط بمنصة فاتورة عند حلول موعد موجتك.
ما غرامة عدم تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟
تشمل المخالفات المعلنة عدم إصدار الفواتير الإلكترونية أو حفظها، وعدم تضمين رمز QR، وعدم ذكر الرقم الضريبي للمشتري، وعدم الإبلاغ عن الأعطال، وحذف الفواتير أو تعديلها. ووفق النهج المتدرج المعتمد في يناير 2022 تبدأ المخالفة الأولى بإنذار ومهلة ثلاثة أشهر، ثم تتصاعد الغرامات عند التكرار: 1,000 ثم 5,000 ثم 10,000 ثم 40,000 ريال.
هل يحتاج كل جهاز نقطة بيع إلى شهادة مستقلة من الهيئة؟
كل وحدة تُصدر الفواتير وتختمها يجب تسجيلها في بوابة فاتورة بوصفها وحدة حل فوترة (EGS) لها شهادة ختم تشفيري خاصة. وإذا كانت أجهزة نقاط البيع ترسل المبيعات فقط إلى خادم مركزي يتولى إصدار الفواتير وختمها، فالخادم هو الوحدة المسجلة. أي أن البنية التقنية تحدد عدد الشهادات التي ستديرها.
هل يجب أن تكون الفاتورة الإلكترونية باللغة العربية؟
نعم، يجب أن تكون النسخة المقروءة من الفاتورة الإلكترونية باللغة العربية، ويجوز إضافة لغات أخرى إلى جانبها، لذلك تنتشر الفواتير الثنائية بالعربية والإنجليزية. ويتبع ملف XML المعيار التقني للهيئة، لكن ملفات PDF والإيصالات المطبوعة يجب أن تعرض النص العربي والأرقام والتنسيق بشكل صحيح.