الفاتورة الإلكترونية للمطاعم في السعودية: كيف تنطبق متطلبات هيئة الزكاة على كل فاتورة ضيف

الفاتورة الإلكترونية للمطاعم في السعودية هي إلزام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للمطاعم والمقاهي بإصدار كل فاتورة يستلمها الضيف في صورة فاتورة ضريبية مبسطة إلكترونية، من نظام متوافق، وتحمل رمز الاستجابة السريعة (QR). وفي مرحلة الربط والتكامل (المرحلة الثانية) تُختم كل فاتورة بختم تشفيري وتُشارَك مع منصة فاتورة خلال 24 ساعة من إصدارها.

القواعد نفسها تنطبق على أي متجر، لكن المطعم يطبّقها في ظروف أصعب: الحساب يُفتح على الطاولة ويتغير ويُقسَّم بين الضيوف، والأصناف تُلغى وسط ذروة الطلبات، وعدة أجهزة كاشير وأجهزة محمولة تعمل في وقت واحد، ونسبة متزايدة من الطلبات تأتي عبر تطبيقات التوصيل. يشرح هذا الدليل كيف تنطبق متطلبات الهيئة على كل موقف من هذه المواقف، وينتهي بقائمة تحقق عملية يمكن تسليمها لفريقي التشغيل والمالية. وإن كنت تختار نظامًا جديدًا أو تستبدل نظامك الحالي، فاطلع على صفحة برنامج كاشير المطاعم الذي نبنيه ونربطه لعلامات الأغذية والمشروبات في المملكة.

هل كل فاتورة مطعم فاتورة ضريبية؟

نعم. عندما يبيع مطعم مسجّل في ضريبة القيمة المضافة وجبةً لضيف، فإن الفاتورة التي يسلّمها له فاتورة ضريبية مبسطة، وهي نوع الفاتورة المخصص للبيع للمستهلكين. ولا تمر هذه الفاتورة بإجراء الاعتماد (Clearance) قبل تسليمها للضيف، بل يصدرها المطعم فورًا ثم يشاركها مع الهيئة لاحقًا. وينص الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية على تقديم الفاتورة المبسطة المتوافقة للمشتري فورًا بنسخة مطبوعة، أو مشاركتها إلكترونيًا إذا اتفق الطرفان على ذلك.

وهناك حالتان تغيّران الصورة:

• ضيف من منشأة يطلب فاتورة ضريبية كاملة. قد تطلب شركة تحجز غداء عمل أو طلب ضيافة فاتورة باسمها ورقمها الضريبي. هذه فاتورة ضريبية قياسية، ويجب في المرحلة الثانية اعتمادها من منصة فاتورة قبل مشاركتها مع العميل. فإذا كنت تستقبل طلبات الشركات، فنظامك يحتاج إلى المسارين معًا.
• الفاتورة المبدئية (الشيك). كثير من المطاعم تطبع كشف حساب للطاولة لمراجعته قبل الدفع. صمّم النظام بحيث يكون هذا الكشف مسودة واضحة، وتصدر الفاتورة المبسطة المختومة مرة واحدة عند السداد. فوجود مستندين يشبهان الفاتورة للطاولة نفسها يسبب لبسًا عند أي تدقيق.

ويجب أن تكون الفاتورة المقروءة باللغة العربية، ويجوز إضافة لغات أخرى إلى جانبها، ويقبل دليل الهيئة الأرقام العربية أو الهندية. لذلك لا مانع من الفاتورة ثنائية اللغة، بشرط أن يكون النص العربي مكتملًا، بما في ذلك أسماء الأصناف والملاحظات.

ماذا يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية للمطعم؟

بدأت المرحلة الأولى (الإصدار) في 4 ديسمبر 2021، وبدأت المرحلة الثانية (الربط والتكامل) في 1 يناير 2023 على شكل مجموعات مستهدفة من المكلفين، وفق الدليل المبسط للفوترة الإلكترونية الصادر عن الهيئة. وما يجب أن تحمله فاتورة المطعم يعتمد على المرحلة التي تنطبق عليك:

العنصر	المرحلة الأولى (الإصدار)	المرحلة الثانية (الربط والتكامل)
صيغة الفاتورة	فاتورة إلكترونية من حل متوافق	XML، أو PDF/A-3 يتضمن ملف XML
رمز QR	رمز أساسي: اسم البائع، الرقم الضريبي، التاريخ والوقت، الإجمالي ومبلغ الضريبة	رمز موسّع من تسعة حقول، منها بيانات التجزئة والتوقيع
الختم التشفيري	غير مطلوب	تُختم كل فاتورة بشهادة الختم التشفيري (CSID) الخاصة بالوحدة
المشاركة مع الهيئة	غير مطلوبة	تُشارَك مع منصة فاتورة خلال 24 ساعة من الإصدار
التعديل بعد الإصدار	غير مسموح، والتصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين	غير مسموح، والإشعارات الدائنة والمدينة تُختم وتُشارَك مثل الفواتير

يستطيع الضيف مسح رمز QR بتطبيق الهيئة للتحقق من بيانات الفاتورة الأساسية، لذلك فإن رمزًا باهتًا أو مقطوعًا على الطابعة الحرارية ليس مشكلة شكلية. اختبره على كل طراز طابعة تستخدمه في فروعك.

كيف تعمل مهلة الـ24 ساعة في وقت الذروة؟

المشاركة تجري في الخلفية. يستلم الضيف فاتورته فورًا، ثم يرسل النظام ملف XML إلى منصة فاتورة خلال 24 ساعة من الإصدار، فتتحقق المنصة من الفاتورة وتعيد ردها. ويترتب على ذلك ثلاث نقاط عملية للمطعم:

• لا تجعل الكاشير ينتظر منصة فاتورة. يجب أن تستمر الخدمة إذا انقطع الإنترنت. النظام الجيد يختم الفاتورة محليًا ويطبعها ويضعها في قائمة انتظار للإرسال.
• راقب قائمة الإرسال، لا المبيعات فقط. يجب أن يرى شخص محدد كل صباح هل بقيت فواتير من الأمس لم تُرسل أو رُفضت. والفاتورة المرفوضة لا تُعدَّل، بل تُصحَّح وتُرسل كمستند جديد.
• ضع إجراءً واضحًا للأعطال. يتوقع دليل الهيئة أن يواصل المكلف محاولة الإرسال إذا لم تستجب المنصة، وأن يحتفظ بما يثبت هذه المحاولات، وأن يبلغ الهيئة عن الأعطال التي تمنعه من إصدار الفواتير الإلكترونية أو مشاركتها. حدّد مَن المسؤول عن ذلك وكيف يتم.

كيف تُعالج الإلغاءات والمرتجعات والتصحيحات؟

هنا تقع أغلب أخطاء المطاعم في الفوترة الإلكترونية. فالدليل التفصيلي للهيئة واضح في أن الخاضعين للائحة لا يجوز لهم تعديل الفواتير أو حذفها بعد إصدارها، وأن "إلغاء" الفاتورة لا يكون إلا بإصدار إشعار دائن مرتبط بها، ثم فاتورة جديدة عند الحاجة. ويجب أن يشير الإشعار الدائن أو المدين إلى الفاتورة الأصلية، وتُشارَك الإشعارات المرتبطة بالفواتير المبسطة بالطريقة نفسها التي تُشارك بها الفواتير.

الموقف في المطعم	ما يجب أن يفعله النظام
حذف صنف قبل إغلاق الحساب	يُعدَّل الطلب المفتوح، لأنه لا توجد فاتورة بعد. ويُحفظ سجل للإلغاء باسم المستخدم والسبب لأغراض الرقابة الداخلية.
استرداد مبلغ لضيف بعد الدفع	إصدار إشعار دائن يشير إلى الفاتورة المبسطة الأصلية ومشاركته مع المنصة.
خطأ في المبلغ أو الصنف المفوتر	إشعار دائن للفاتورة الأصلية، ثم فاتورة جديدة صحيحة.
إضافة طلب بعد إصدار الفاتورة	فاتورة جديدة للأصناف الإضافية، أو إشعار مدين يشير إلى الأصلية، وفق توصية مستشارك الضريبي.
تقسيم الحساب بين الضيوف	إصدار فاتورة مبسطة مستقلة لكل دافع عند السداد، بدل إعادة طباعة فاتورة واحدة أو تعديلها.
الأصناف المجانية ووجبات الموظفين	تسجيلها في النظام برمز سبب بدل حذف البنود، والاتفاق على معالجتها الضريبية مع مستشارك الضريبي.

اجعل النظام يسهّل المسار الصحيح: يعتمد المدير الإلغاء والاسترداد بحسابه الخاص، ويُطبع الإشعار الدائن تلقائيًا، ولا يوجد لدى أي مستخدم زر يحذف فاتورة صادرة. كما تذكر إرشادات الهيئة التلاعب بسجلات الفواتير وتغيير تاريخ الحل ووقته ضمن ما يجب أن يمنعه الحل المتوافق.

كيف تعمل الفوترة الإلكترونية مع تعدد الفروع والأجهزة؟

تسمّي الهيئة كل نظام فوترة "حل إصدار الفواتير الإلكترونية" (EGS)، وقد يتكون من وحدة واحدة أو أكثر. وتُربط كل وحدة عبر بوابة فاتورة باستخدام رمز تحقق لمرة واحدة (OTP)، وتحصل على شهادة ختم تشفيري خاصة بها. وتجيب الأسئلة الشائعة في الدليل التفصيلي عن السؤال المتكرر مباشرة: كل جهاز يصدر فواتير تحت الرقم الضريبي نفسه يجب تسجيله.

وبالنسبة لمجموعة مطاعم، يتحول ذلك إلى قرارات محددة:

• بنية النظام. إذا كان كل كاشير وكشك خدمة ذاتية وجهاز محمول يُصدر فواتيره ويختمها بنفسه، فيجب ربط كل منها. أما إذا كانت الأجهزة ترسل الطلبات إلى خدمة فوترة مركزية تُصدر الفواتير، فالربط يتبع هذا التصميم. والاختيار يحدد عدد الشهادات التي ستديرها، فاحسمه مبكرًا مع مزوّد الحل.
• الفروع الجديدة والأجهزة البديلة. افتتاح فرع أو استبدال جهاز لوحي معطل حدث يخص الفوترة الإلكترونية. أضف الربط إلى قائمة افتتاح الفروع حتى لا يُصدر جهاز جديد فواتير قبل تسجيله.
• الترقيم والمتابعة. قد يختلف الرقم المرجعي للفواتير من فرع لآخر، لكن كل وحدة يجب أن تحافظ على تسلسل غير منقطع. وتتيح منصة فاتورة عرض قائمة الحلول والأجهزة المربوطة، وهي مراجعة شهرية مفيدة مقارنةً بسجل أصولك.
• الأمان. يلتزم المكلف بحفظ شهادات الختم التشفيري ومكوناتها بشكل آمن، فتعامل مع مفاتيح الأجهزة كأي بيانات دخول حساسة.

وتغطي خدمة الربط مع منصة فاتورة لدينا أعمال الربط والبنية هذه للمنشآت متعددة الفروع.

مَن يُصدر الفاتورة لطلبات تطبيقات التوصيل؟

يعتمد ذلك على تسجيلك في ضريبة القيمة المضافة وعلى نموذج عمل كل منصة. وقد تناولت الهيئة هذه المسألة في دليل الأشخاص المسؤولين عن سداد الضريبة في حالات خاصة (المورّدون المفترضون)، الذي يضم قسمًا عن منصات وتطبيقات توصيل الطعام. وتُظهر الأمثلة التطبيقية فيه نمطين:

• المطعم المسجّل في ضريبة القيمة المضافة يُصدر فاتورته الضريبية المبسطة الخاصة بالوجبة للعميل ويشاركها معه عبر التطبيق. وتعمل المنصة وسيطًا في بيع الوجبة، فتصدر فاتورة مبسطة خاصة بها للعميل عن رسوم التوصيل أو الخدمة، وفاتورة ضريبية للمطعم عن عمولتها.
• المطعم غير المسجّل في ضريبة القيمة المضافة يُعامَل بشكل مختلف اعتبارًا من 1 يناير 2026 بموجب المادة 47(3) من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، إذ تُعد المنصة في الغالب المورّد المفترض، فتصدر الفاتورة الضريبية للعميل، وتعطي المطعم مستند مبيعات ليس فاتورة ضريبية.

ويؤكد الدليل أن النتيجة تعتمد على الوقائع والعقود، مثل استخدام المنصة لمندوبين تابعين لها، وأن المبالغ المستردة والتعويضات عن الطلبات المتأخرة أو التالفة قد تعالجها المنصة بإشعارات دائنة باسمها. لذلك ينبغي على المطعم التأكد من ترتيب الفوترة مع كل منصة ومع مستشاره الضريبي، وتحديدًا:

1. مَن يُصدر فاتورة الوجبة ومن أي نظام: كاشير المطعم عند قبول الطلب، أم أداة توفرها المنصة.
2. كيف تصل الفاتورة إلى العميل، وكيف تُشارَك مع منصة فاتورة.
3. كيف تُوثَّق المبالغ المستردة والإلغاءات، ومَن يُصدر الإشعار الدائن.
4. كيف تصل فواتير عمولة المنصة إلى حساباتك حتى تُسجَّل ضريبة المدخلات.

ومن الناحية التشغيلية، أنظف إعداد هو أن تدخل طلبات التوصيل في طابور الكاشير نفسه مع طلبات الصالة، فتتبع الفاتورة وخصم المخزون ومطابقة التسويات سجلًا واحدًا.

هل تشمل المجموعة الخامسة والعشرون المطاعم والمقاهي الصغيرة؟

على الأرجح نعم. فقد أعلنت الهيئة في إعلان المجموعة الخامسة والعشرين بتاريخ 24 يوليو 2026 استهداف المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025، على أن يكون الربط مع منصة فاتورة في موعد أقصاه 1 فبراير 2027. وهذا الحد يشمل كثيرًا من المقاهي ذات الفرع الواحد ومحلات العصائر والمخابز وعربات الطعام التي لم تشملها المجموعات السابقة. وتُبلغ الهيئة المكلفين المستهدفين مسبقًا، لكن صاحب المقهى يستطيع التحقق اليوم بمراجعة المبيعات الخاضعة للضريبة في إقراراته لكل سنة.

إذا كنت ضمن هذه المجموعة، فالسؤال الأساسي هو هل يمكن ربط نظام الكاشير الحالي بمنصة فاتورة، وهل سيشارك الفواتير بانتظام. ويشرح دليل الاستعداد للمجموعة الخامسة والعشرين خطوات الربط أسبوعًا بأسبوع، كما يشرح الدليل الشامل للفوترة الإلكترونية في السعودية أنواع الفواتير وحقولها الإلزامية بتفصيل أكبر.

قائمة تحقق عملية للفاتورة الإلكترونية في المطاعم

1. تأكد من موعد الربط الخاص بك من إشعار الهيئة أو من إيراداتك للسنوات من 2022 إلى 2025.
2. احصر كل جهاز يصدر فواتير في كل فرع، بما في ذلك أكشاك الخدمة الذاتية والأجهزة المحمولة ومكتب طلبات الضيافة.
3. تأكد من مزوّد نظام الكاشير أن الحل يدعم المرحلة الثانية، وحدّد أين تُصدر الفواتير وتُختم.
4. اطبع فواتير تجريبية على كل طراز طابعة وامسحها للتحقق من رمز QR والنص العربي.
5. ألغِ أي إمكانية لتعديل الفواتير الصادرة أو حذفها، وفعّل إشعارات دائنة باعتماد المدير للاسترداد والتصحيح.
6. حدّد طريقة معالجة تقسيم الحساب والفاتورة المبدئية والأصناف المجانية ووجبات الموظفين داخل النظام.
7. اتفق كتابيًا مع كل منصة توصيل على ترتيب الفوترة، وراجعه مع مستشارك الضريبي.
8. تأكد من قدرتك على إصدار فاتورة ضريبية قياسية معتمدة لعملاء الشركات قبل مشاركتها معهم.
9. كلّف شخصًا بمراجعة قائمة الإرسال والفواتير المرفوضة يوميًا.
10. أضف ربط الأجهزة إلى إجراءات افتتاح الفروع واستبدال الأجهزة.

متى يحتاج المطعم إلى أكثر من كاشير متوافق؟

المقهى ذو الفرع الواحد يستطيع غالبًا تلبية هذه المتطلبات بنظام كاشير جاهز يدعم الربط مع منصة فاتورة. لكن الصورة تختلف لدى المجموعات التي تدير عدة فروع أو علامات أو مطبخًا مركزيًا، حيث يجب أن تتدفق الفواتير أيضًا إلى المخزون والتسويات والمحاسبة دون إعادة إدخال. في هذه الحالات يُفضَّل تصميم طبقة الفوترة الإلكترونية مع بقية العمليات، من خلال أنظمة ERP والبرمجيات المخصّصة المترابطة، أو برنامج كاشير مطعم مبني على طريقة عمل فروعك فعلًا.

إذا لم تكن متأكدًا من طريقة تعامل نظامك الحالي مع الإلغاءات أو طلبات التوصيل أو تعدد الأجهزة، فأرسل لنا وصفًا مختصرًا لفروعك وأنظمتك، وسيراجعه فريق أمواج للحلول ويرد عليك خلال 24 إلى 48 ساعة عمل.