منصة إيجار وإدارة العقارات: كيف يعمل الملاك وشركات إدارة الأملاك مع إيجار يومياً

منصة إيجار هي الشبكة الإلكترونية المتكاملة التي تنظّم قطاع الإيجار العقاري في المملكة، ويجب توثيق جميع عقود الإيجار السكنية والتجارية فيها. والعمل مع منصة إيجار يعني أن يبقى العقد الرسمي والتجديد وسداد الإيجار السكني في المنصة، بينما يتولى برنامج إدارة العقارات لديكم الملاك والمحاسبة والصيانة والتقارير، ويربط بينهما رقم العقد في إيجار.

هذا الدليل موجّه إلى الملاك وشركات إدارة الأملاك والمكاتب العقارية التي تدير عشرات العقود أو مئاتها. يشرح ما تقدمه منصة إيجار فعلياً، وكيف يعمل السداد الإلكتروني للإيجار، وما أحكام التجديد والإشعار المنشورة في المنصة، وما الذي يبقى على نظامكم الداخلي أن يتولاه، وكيف تطابقون أرقام العقود وحالاتها وتسوّون المبالغ المحوّلة من إيجار. وكل ما فيه مبني على ما تنشره منصة إيجار والهيئة العامة للعقار حتى أكتوبر 2026.

ماذا تقدم منصة إيجار للمؤجرين وشركات إدارة الأملاك؟

منصة إيجار ليست سجلاً للعقود فحسب، فبحسب قائمة الخدمات المنشورة في المنصة والأحكام الإيجارية فيها، تغطي المنصة معظم دورة حياة العقد:

• توثيق العقود: يجب توثيق جميع عقود الإيجار السكنية والتجارية في إيجار بوصفها المرجع الرسمي الذي يحمي حقوق الطرفين، وإذا امتنع المؤجر عن التوثيق فللمستأجر أن يطلب توثيق العقد أو أن يتقدم بشكوى إلى الهيئة العامة للعقار.
• سداد الإيجار ومتابعته: تُسدَّد إيجارات العقود السكنية الجديدة عبر القنوات الرقمية في إيجار، وتتابع المنصة الدفعات على كل عقد.
• التجديد وتعديل القيمة: التجديد التلقائي وإشعارات عدم التجديد وطلبات تعديل القيمة الإيجارية عند التجديد تتم كلها من خلال المنصة.
• مبلغ الضمان: يُحجز رقمياً من محفظة المستأجر في إيجار عند توثيق العقد، ويُعاد إلى محافظ المستفيدين عند انتهاء العقد أو فسخه وفق نموذج الإخلاء المتفق عليه.
• الاستلام والتسليم: نماذج إلكترونية لحالة الوحدة يكملها الأطراف ويعتمدونها خلال سبعة أيام، وتوثّق حالة العقار عند بداية العقد ونهايته.
• خدمات أخرى: نقل العقد إلى مستأجر جديد دون إنهائه، وتسجيل العقد الورقي في إيجار عند رفض أحد الطرفين التوثيق الإلكتروني (خدمة الواقعة الإيجارية)، ونقل المسؤولية المالية عن الوحدة إلى المستفيد الفعلي منها، والمؤشر الإيجاري الذي يعرض نطاقات الأسعار بحسب نوع الوحدة وموقعها.

لكن منصة إيجار لا تدير أعمالكم. فاتفاقيات الملاك وأتعاب الإدارة والصيانة ودفتر الأستاذ وفواتير ضريبة القيمة المضافة وتقارير المحفظة كلها خارج خدماتها الإيجارية، وهذه الفجوة هي ما يسدّه برنامج إدارة العقارات المصمم حول منصة إيجار.

كيف يعمل سداد الإيجار عبر منصة إيجار؟

أعلنت الهيئة العامة للعقار في 2 يناير 2024 قصر سداد إيجارات جميع عقود الإيجار السكنية الجديدة تدريجياً، بدءاً من 15 يناير 2024، على القنوات الرقمية في إيجار، وهي مدى، وسداد برقم المفوتر 153. وأهم ما يعني المؤجر ومدير الأملاك من هذا القرار:

• لا يُعتدّ بأي سداد خارج هذه القنوات دليلاً على السداد في العقود المشمولة، كما توقف المنصة تدريجياً إصدار سندات القبض الإلكترونية للعقود السكنية الجديدة.
• يُوثَّق العقد أولاً عبر وسيط عقاري مرخص ومعتمد من الهيئة، ثم يُسدَّد الإيجار عبر قنوات إيجار، ويُودَع المبلغ في الحساب البنكي للمؤجر المسجل في العقد خلال خمسة أيام عمل.
• يجوز السداد الجزئي إذا اتفق الطرفان على ذلك.
• عقود الإيجار التجارية مستثناة من هذا القصر، فقد يصل إيجارها بطرق أخرى يتفق عليها الطرفان في العقد، مثل التحويل البنكي.

عملياً، يعني ذلك أن لديكم مسارين للتحصيل بإثباتين مختلفين. فالإيجار السكني يثبته سجل السداد في إيجار ثم يصل إلى البنك بعد أيام، أما الإيجار التجاري فيثبته سند القبض لديكم وكشف الحساب البنكي، ويحتاج كذلك إلى فاتورة ضريبية إذا كنتم مسجلين في ضريبة القيمة المضافة، وهو ما نشرحه في دليل ضريبة القيمة المضافة على الإيجار التجاري.

ما أحكام التجديد والإشعار المنشورة في منصة إيجار؟

غيّرت الأحكام الإيجارية المنشورة في منصة إيجار طريقة إدارة التجديدات. ووفق ما تنشره المنصة وقت كتابة هذا المقال:

• التجديد التلقائي: تتجدد العقود التي تزيد مدتها على ثلاثة أشهر تلقائياً ما لم يُشعر أحد الطرفين الآخر بعدم التجديد قبل 60 يوماً على الأقل من تاريخ انتهائها. وللمستأجر إلغاء التجديد التلقائي دون شروط، على أن يكون ذلك قبل بدء مهلة الستين يوماً.
• تعديل القيمة الإيجارية: يقدّم المؤجر الذي يرغب في رفع الإيجار أو خفضه "طلب تعديل القيمة الإيجارية" عبر إيجار قبل 90 يوماً من انتهاء العقد. وخارج الرياض لا تتم الزيادة إلا بموافقة صريحة من المستأجر، أما في الرياض فلا تقبل الخدمة إلا طلبات تخفيض الإيجار.
• للسكوت أثر: يبقى الطلب مفتوحاً حتى 60 يوماً قبل نهاية العقد، فإذا لم يرد المستأجر قبل ذلك عُدّ الطلب مرفوضاً، وأُلغي التجديد التلقائي، وانتهى العقد بانتهاء مدته. والتعديل المقبول يسري على العقد المجدد لا على العقد القائم.
• عدم التجديد في الرياض: لا يحق للمؤجر طلب عدم التجديد إلا إذا تعثر المستأجر في السداد، أو كان في العقار خلل إنشائي يمس السلامة، أو احتاج المؤجر أو أحد أقاربه من الدرجة الأولى إلى السكن فيه.
• رسوم التجديد: توضح المنصة أن التجديد التلقائي يُموَّل من محفظة المؤجر في إيجار، ويجب توفير المبلغ فيها قبل بدء مهلة الستين يوماً، ويمكن شحن المحفظة عبر سداد أو مدى. وإذا لم يدفع المؤجر الرسوم يتجدد العقد مع ذلك، وتُسجَّل الرسوم ديناً عليه.

ويترتب على ذلك أمران عمليان. الأول أن لكل عقد الآن تاريخين حاسمين قبل انتهائه، اليوم التسعين واليوم الستين، وفوات أي منهما قد يثبّت التجديد بالإيجار القديم أو ينهي عقداً كنتم تريدون الإبقاء عليه. والثاني أن هذه الأحكام تضعها الجهات التنظيمية وقد تتغير، فالمرجع هو ما تنشره منصة إيجار حالياً لا نسخة محفوظة في نظامكم، ومن الحكمة مراجعتها قبل كل موسم تجديد.

ما الذي تتولاه منصة إيجار وما الذي يجب أن يتولاه نظامكم؟

أبسط طريقة لتصميم برنامج إدارة العقارات أن تحددوا في كل مجال أي الطرفين هو السجل المعتمد:

المجال	منصة إيجار	برنامج إدارة العقارات لديكم
عقد الإيجار	العقد الموثق رسمياً: الأطراف والوحدة والقيمة والمدة ودورية السداد	نسخة مطابقة مرتبطة برقم العقد في إيجار، مع المالك وأتعاب الإدارة والشروط الداخلية
الإيجار السكني	التحصيل عبر مدى وسداد، ومتابعته على العقد، وإيداعه للمؤجر خلال خمسة أيام عمل	جدول الدفعات، ومطابقة كل دفعة في إيجار مع الإيداع البنكي، والمتأخرات والتذكيرات
الإيجار التجاري	توثيق العقد	التحصيل وسندات القبض، والفواتير الضريبية الإلكترونية للمؤجر المسجل في الضريبة
التجديد	التجديد التلقائي، وإشعارات عدم التجديد، وطلبات تعديل القيمة	تنبيهات قبل اليوم التسعين واليوم الستين، وموافقات الملاك، وسجل لكل قرار
الضمان وحالة الوحدة	حجز الضمان في محفظة المستأجر، ونماذج الاستلام والتسليم	ربط النماذج بالعقد، وتكاليف الإصلاح، وتحميلها على المالك أو المستأجر
الملاك	خارج الخدمات الإيجارية للمنصة	كشوف حساب الملاك، والأتعاب، والمصروفات، وصافي التحويل
الصيانة	خارج الخدمات الإيجارية للمنصة	البلاغات، وأوامر العمل، وتكاليف المقاولين لكل وحدة
المحاسبة والتدقيق	خارج الخدمات الإيجارية للمنصة	القيود المحاسبية، ورموز الضريبة، والفواتير الإلكترونية، وأثر تدقيق كامل

كيف يطابق برنامج إدارة العقارات أرقام عقود إيجار وحالاتها؟

في غياب ربط تقني عام (انظر أدناه)، تصبح المطابقة انضباطاً مدمجاً في البرنامج لا تغذية آلية بالبيانات. وهذه القواعد التي نطبقها:

1. اجعلوا رقم العقد في إيجار حقلاً إلزامياً. يمكن أن يبقى العقد مسودة دون رقم، لكن لا ينبغي أن يفعّل النظام جدول الدفعات أو إيراد المالك أو الفواتير قبل تسجيل الرقم.
2. احتفظوا بحالة داخلية تتبع إيجار. مثل: مسودة، بانتظار التوثيق في إيجار، موثّق، طلب تعديل قيمة مفتوح، أُرسل إشعار، مجدَّد، منتهٍ أو مفسوخ. هذه تسميات داخلية لديكم وليست حالات المنصة الرسمية، ووظيفتها أن تبيّن بنظرة واحدة موقف كل عقد في إيجار.
3. التعديل في إيجار أولاً. تتم التعديلات وتغيير القيمة ونقل العقد وفسخه في المنصة، ثم يسجل النظام النتيجة وتاريخ سريانها ومن تحقق منها، فلا تسبق السجلات الداخلية العقد الرسمي أبداً.
4. احفظوا المستندات. أرفقوا العقد الموثق ونماذج الاستلام والتسليم وأي طلب تعديل قيمة مقبول بسجل العقد.
5. راقبوا الانحراف. حددوا مراجعة دورية يقارن فيها الفريق القيمة والدورية والتواريخ والأطراف بما في إيجار، ودعوا النظام ينبّه إلى أي عقد لم يُراجَع خلال المدة المحددة.

كيف تُسوّى مبالغ إيجار مع البنك وحسابات الملاك؟

يصل الإيجار المسدد عبر إيجار إلى الحساب البنكي المسجل للمؤجر خلال خمسة أيام عمل، أي أن السداد والإيداع يقعان في يومين مختلفين. وتسير التسوية الشهرية المنضبطة على هذا النحو:

1. توليد الجدول: ينشئ النظام الدفعات من قيمة كل عقد ودورية سداده، بما فيها الدفعات الجزئية المتفق عليها.
2. تسجيل السداد في إيجار: عندما تظهر الدفعة مسددة في إيجار، يسجلها الفريق على العقد والدفعة المعنيين، فتنتقل إلى حساب وسيط مثل "إيجارات تحت التحصيل".
3. مطابقة الإيداع البنكي: عند وصول المبلغ إلى البنك، يُطابَق مع الدفعات تحت التحصيل بالمبلغ والتاريخ والحساب المسجل في العقد، ثم يُقفل رصيد الحساب الوسيط.
4. متابعة الاستثناءات: كل دفعة بقيت تحت التحصيل أكثر من خمسة أيام عمل، وكل إيداع بلا دفعة مقابلة، يذهب إلى قائمة استثناءات لها مسؤول وموعد.
5. الإقفال للملاك: لا يدخل كشف حساب المالك إلا الإيجار المطابق والمقفل، بعد خصم أتعاب الإدارة والمصروفات المعتمدة.

وانتبهوا إلى صاحب الحساب البنكي المسجل في كل عقد. فإذا كان الإيجار يُحوَّل مباشرة إلى حساب المالك لا إلى حساب شركة الإدارة، فعلى النظام أن يسجل التحصيل لأغراض كشف المالك واحتساب الأتعاب، مع إدراك أن النقد لم يمر بدفاتر شركة الإدارة أصلاً.

هل توجد واجهة برمجية (API) لمنصة إيجار؟

يعرض موقع إيجار العام خدمات للمؤجرين والمستأجرين والوسطاء المرخصين، ومنها أدوات لمكاتب الوساطة، لكنه لا ينشر حتى وقت كتابة هذا المقال واجهة برمجية أو وثائق ربط للأنظمة الخارجية. ويترتب على ذلك ثلاثة أمور:

• تعاملوا بحذر مع أي ادعاء بـ"ربط مباشر مع إيجار" ما لم يُثبت مقدّمه المسار الرسمي الذي منحته إيجار أو الهيئة العامة للعقار.
• صمموا نظامكم ليعمل بالمطابقة كما وصفنا أعلاه، فيبقى مفيداً دون اتصال مباشر.
• إذا منحت إيجار أو الهيئة منشأتكم مساراً رسمياً، فإن نموذج البيانات نفسه من أرقام عقود وحالات ودفعات يمكن عندها تعبئته آلياً بدلاً من الإدخال اليدوي.

وتجنبوا الحلول المختصرة مثل السحب الآلي للبيانات من حسابات إيجار أو مشاركة حساب دخول واحد بين الموظفين، فهي تخلق مخاطر أمنية ونظامية، وبيانات المستأجرين في المنصتين بيانات شخصية يحكمها نظام حماية البيانات الشخصية، كما يوضح دليل الامتثال لنظام حماية البيانات الشخصية.

من أين تبدؤون؟

ابدؤوا بمراجعة شاملة: اجمعوا كل العقود، وطابقوها مع إيجار، وسجلوا أرقام العقود الناقصة والقيم غير المتطابقة وكل تجديد يقع خلال التسعين يوماً القادمة. ثم قرروا هل تطوّرون نظامكم المحاسبي أو نظام ERP القائم، كما يشرح دليل أنظمة ERP في السعودية، أم تبنون نظاماً مخصصاً. في أمواج للحلول نصمم الخيارين وننفذهما ضمن خدمة البرمجيات المخصصة وأنظمة ERP، وتعرض صفحة برنامج إدارة العقارات شكل ذلك للملاك وشركات إدارة الأملاك.