ناجز للمحامين: كيف تدير مكتب المحاماة حول منصة ناجز
أبرز النقاط
- ناجز يدير الجانب القضائي من القضية: صحائف الدعاوى وتقويم الجلسات والمرافعة الكتابية والوكالات، وأغلبها يتطلب وكالة سارية تتضمن بند المرافعة.
- المواعيد الداخلية ومسؤولية القضية والوقت والأتعاب والتواصل مع الموكلين والمستندات تبقى مسؤولية المكتب.
- اجعل ناجز المرجع الرسمي للإجراءات القضائية، واحفظ مراجعه حقولاً منظمة في نظام المكتب مع سجل تدقيق.
- الربط المباشر عبر ناجز مطورين يتطلب اتفاقية مشاركة بيانات تعتمدها وزارة العدل، ولا تستطيع أي شركة تفعيله دون هذه الموافقة.
ناجز للمحامين هو المنصة الإلكترونية التابعة لوزارة العدل التي يرفع المحامي من خلالها صحائف الدعاوى، ويطّلع على تقويم الجلسات، ويترافع كتابياً، ويُصدر عبرها موكلوه الوكالات دون مراجعة كتابة العدل. ناجز يدير الجانب القضائي من القضية، أما المواعيد الداخلية وتوزيع العمل والأتعاب والتواصل مع الموكلين والمستندات فتحتاج نظاماً خاصاً بالمكتب.
هذا الدليل موجّه إلى الشركاء المديرين ومديري مكاتب المحاماة الذين يريدون أن يبقى ناجز في قلب العمل اليومي، دون أن يضيع شيء في المسافة بين المنصة والمكتب. نشرح فيه ما يفعله المحامي فعلياً في ناجز، وما لا يغطيه ناجز من عمل المكتب، وروتيناً يومياً وأسبوعياً عملياً، وطريقة حفظ مراجع ناجز في نظام المكتب، وما تعنيه منصة ناجز مطورين لمن يفكر في الربط التقني.
ماذا يفعل المحامي في ناجز؟
ناجز بوابة وزارة العدل للخدمات القضائية والتوثيقية وخدمات التنفيذ، ويدخلها المستخدم بحساب النفاذ الوطني الموحد، وتتوفر كثير من خدماتها عبر تطبيق ناجز أيضاً. وبالنسبة لمكتب يمارس التقاضي، فهذه أكثر الخدمات استخداماً كما تصفها صفحات الخدمات الإلكترونية في وزارة العدل:
| خدمة ناجز | ماذا تتيح للمحامي | أهم الشروط |
|---|---|---|
| صحيفة دعوى | رفع دعوى جديدة إلكترونياً أمام المحاكم العامة والجزائية والتجارية والعمالية والأحوال الشخصية وغيرها | وكالة سارية تتضمن بند المرافعة إذا كان مقدم الطلب وكيلاً، ومعرفة هوية المدعى عليه |
| عرض تقويم الجلسات | الاطلاع على الجلسات القضائية المجدولة للقضايا المنظورة | أن تكون القضية منظورة وأن تكون هناك جلسة مجدولة، ووكالة سارية تتضمن بند المرافعة للوكيل |
| التقاضي الإلكتروني (المرافعة الكتابية) | الاطلاع على كل ما يُقدَّم في القضية، وتبادل المذكرات، والإجابة عن أسئلة الدائرة دون حضور | وكالة سارية تتضمن بند المرافعة، والالتزام بالإجابة عن سؤال المحكمة |
| إصدار وكالة | إصدار الموكل وكالته إلكترونياً دون زيارة كتابة العدل | هوية سارية، وأهلية كاملة، وحساب نفاذ وطني فعّال، وحساب ناجز أعمال لممثلي الشركات |
| التحقق من تبليغ عدلي | التحقق من إخطار وارد من خدمات التبليغ العدلي | رقم الطلب، ووسيلة التبليغ، ورقم الجوال أو البريد الإلكتروني المستخدم |
| طلب ترخيص محاماة | التقدم بطلب الحصول على ترخيص مزاولة المحاماة | شروط الجنسية والمؤهل والخبرة وحسن السيرة والسلوك |
وهنا ملاحظتان مهمتان لإدارة المكتب. الأولى أن أغلب خدمات التقاضي تتوقف على وكالة سارية تتضمن بند المرافعة، فالوكالة هي المفتاح الذي يفتح كل قضية. والثانية أن ناجز مبني حول القضية وأطرافها ووكلائها، ولا يعرف شيئاً عن طريقة توزيع العمل داخل مكتبكم بين الشركاء والمحامين والمساعدين.
ما الذي لا يقوم به ناجز عن مكتبك؟
ناجز هو السجل الرسمي للإجراءات القضائية، ولم يُصمَّم ليدير مكتب محاماة خاصاً، ولذلك تبقى مهام كثيرة على عاتق المكتب نفسه:
- المواعيد الداخلية. المحكمة تحدد موعد الجلسة، أما المكتب فيحدد موعد تسليم مسودة المذكرة للشريك، وموعد استلام المستندات من الموكل، وموعد التحقق من قرب انتهاء الوكالة.
- مسؤولية القضية. يعرف ناجز من هو الوكيل، لكنه لا يعرف من يكتب المذكرة ومن يراجعها، ولا من يغطي الجلسة إذا سافر المحامي المسؤول أو مرض.
- الوقت والأتعاب والمصروفات. ساعات العمل، والاشتراكات الشهرية، وأتعاب النجاح، وتكاليف الترجمة والسفر، والأعمال غير المفوترة، كلها سجلات تجارية يحفظها المكتب ويفوترها بنفسه.
- التواصل مع الموكلين. ينتظر الموكل تحديثاً بعد كل جلسة، ونسخاً من المذكرات، وردوداً سريعة بالبريد أو واتساب. وهذا السجل مكانه ملف القضية لا هواتف الموظفين الشخصية.
- المستندات والخبرة المتراكمة. المسودات والأبحاث وحوافظ المستندات والترجمات والسوابق تحتاج مستودعاً منظماً بإصدارات وصلاحيات واضحة.
- استقبال القضايا وفحص التعارض. قبل أن يُصدر الموكل الوكالة، على المكتب أن يتحقق من عدم تعارض الموكل والخصوم مع قضايا قائمة لديه.
هذه الطبقة هي ما صُمّم له برنامج المحاماة. وفيما يلي طريقة تشغيلها جنباً إلى جنب مع ناجز.
كيف يبدو سير العمل في مكتب يعتمد على ناجز؟
القاعدة بسيطة: ناجز هو المرجع الرسمي لكل ما يجري في المحكمة، ونظام المكتب هو المرجع لكل ما يفعله المكتب بشأنه. والروتين الثابت هو ما يُبقي المرجعين متطابقين.
عند فتح قضية جديدة
- افحص تعارض المصالح للموكل ولكل خصم معروف.
- اتفق على الأتعاب ووقّع عقد تقديم الخدمة القانونية.
- اطلب من الموكل إصدار وكالة عبر ناجز باسم المحامين المناسبين، بالصلاحيات التي تحتاجها القضية، ومع بند المرافعة في قضايا التقاضي.
- سجّل رقم الوكالة، والوكلاء، والصلاحيات الممنوحة، وتاريخ الانتهاء على ملف القضية.
- بعد قيد الدعوى أو استلام القضية، سجّل رقمها في ناجز والمحكمة والدائرة.
كل يوم
- يراجع شخص محدد تقويم الجلسات والإشعارات في ناجز للمحامين الذين يساندهم، ثم يحدّث تقويم المكتب.
- يُسند لكل جلسة أو موعد مذكرة جديد محامٍ مسؤول وبديل وموعد داخلي لإنهاء المسودة قبلها بأيام.
- بعد كل جلسة يسجّل المحامي ما جرى والموعد القادم والمطلوب، ويصل الموكلَ تحديثٌ مختصر.
- تُسجَّل ساعات العمل على القضية في اليوم نفسه، لا في نهاية الشهر من الذاكرة.
كل أسبوع
- يراجع الشركاء جميع الجلسات ومواعيد المذكرات في المكتب للأسبوعين القادمين.
- ينبّه النظام إلى الوكالات التي تنتهي خلال 30 إلى 60 يوماً، والقضايا التي لم يُسجَّل عليها أي إجراء منذ مدة محددة.
- يراجع فريق المالية الساعات غير المفوترة والمصروفات المفتوحة لكل قضية.
- يُراجَع عدد من القضايا عشوائياً للتأكد من تطابق سجلات المكتب مع ما يظهر في ناجز.
عند إغلاق القضية
سجّل رقم الحكم ونتيجته، وأصدر الفاتورة النهائية، وأرشف المستندات أو أعدها للموكل وفق سياسة الاحتفاظ، وأزل صلاحية الوصول عن كل من لم يعد بحاجة إليها.
كيف تحفظ مراجع ناجز في نظام المكتب؟
معظم المكاتب تنسخ أرقام ناجز في المجلدات أو جداول Excel. والفرق الذي يصنعه النظام هو الهيكلة: يصبح كل مرجع حقلاً يمكن البحث فيه وبناء التقارير عليه وإطلاق التنبيهات منه. وهذه الحقول التي تستحق الحفظ لكل قضية:
| الحقل | لماذا نحفظه |
|---|---|
| رقم القضية في ناجز | يربط ملف المكتب بالقضية الرسمية ويمنع تكرار فتح الملفات |
| المحكمة والدائرة ونوع الدعوى | يتيح تقارير حجم العمل حسب المحكمة ومجال الممارسة |
| رقم الوكالة | يوضح أي القضايا تعتمد على أي وكالة |
| الصلاحيات الممنوحة وبند المرافعة | ينبّه قبل أن يتخذ المحامي إجراءً لا تغطيه الوكالة |
| تاريخ انتهاء الوكالة | يطلق تذكير التجديد قبل سقوط الصفة |
| مواعيد الجلسات ونوعها | يغذّي تقويم المكتب مع تمييز جلسات المرافعة الكتابية |
| مواعيد المذكرات | يحدد مواعيد الصياغة والمراجعة الداخلية |
| مراجع التبليغات العدلية | يبيّن متى بُلّغ المكتب وما الإجراء الذي تلاه |
| أرقام الأحكام والاعتراضات | يحفظ تاريخ القضية كاملاً في مكان واحد عند الإغلاق |
وتحافظ القواعد التالية على موثوقية هذه البيانات:
- ناجز هو الحَكَم عند الاختلاف. إذا اختلف موعد في نظام المكتب عمّا في ناجز، فناجز هو الصحيح، ويُصحَّح سجل المكتب مع توثيق من عدّله.
- لا تحفظ بيانات دخول النفاذ الوطني ولا تتشاركها. الدخول إلى ناجز شخصي، ونظام المكتب يحفظ المراجع لا كلمات المرور، ولا يدخل أحد بحساب زميله.
- سجّل من أدخل كل مرجع. سجل التدقيق الذي يبيّن من أضاف موعد الجلسة ومتى يحسم أي تساؤل داخلي إذا فات موعد.
- أرفق المستند الرسمي. عند تنزيل أي مستند من ناجز، احفظه في ملف القضية ليبقى المرجع ودليله معاً.
هل يمكن ربط برنامج المكتب مع ناجز مباشرة؟
يوجد مسار رسمي، لكنه بيد وزارة العدل. فمنصة ناجز مطورين هي منصة الوزارة لتبادل البيانات مع خدماتها، وتجمع واجهاتها البرمجية في أربعة منتجات: القضاء، والتنفيذ، والبورصة العقارية، والتوثيق، وتوفر بيئة تجريبية لاختبار الواجهات قبل بيئة الإنتاج.
ويحدد دليل منصة ناجز مطورين الصادر عن الوزارة شروط الاستخدام. يحق للجهات الحكومية ومنشآت القطاع الخاص التسجيل، إذ يدخل صاحب الحساب عبر النفاذ الوطني، ويختار نوع الحساب، ويوثّق بريد العمل، ويُدخل الرقم الوطني الموحد للمنشأة، ثم قد تستغرق المراجعة حتى 72 ساعة عمل. والأهم أن الدليل ينص على أنه لا يمكن تفعيل حساب الجهة إلا بوجود اتفاقية مشاركة بيانات مع وزارة العدل، وأن نموذج مشاركة البيانات يُعتمد من مكتب إدارة البيانات والخصوصية في الوزارة. ولا يستطيع ربط خدمة بتطبيقه وتوليد مفاتيح الوصول إلا من لديه موافقة سارية.
وعملياً يعني ذلك:
- الربط المباشر ممكن فقط إذا تقدم مكتبكم بطلب ووافقت الوزارة على اتفاقية مشاركة بيانات تغطي الخدمات التي تحتاجونها، وقرار الموافقة للوزارة وحدها.
- لا تستطيع أي شركة برمجيات تفعيل الربط مع ناجز نيابة عنكم دون هذه الموافقة، فتعاملوا بحذر مع أي وعد بمزامنة جاهزة واسألوا عن الاتفاقية المعتمدة التي يستند إليها.
- إلى أن يتوفر مسار معتمد، فالتصميم الصحيح هو الإدخال المنظم مع الضوابط: الروتين السابق، والحقول في الجدول، والتنبيهات، وسجل التدقيق.
أمواج للحلول لا تملك وصولاً إلى ناجز وليست شريكاً للوزارة. ومن خلال خدمة البرمجيات المخصصة نصمم أنظمة مكاتب تحفظ مراجع ناجز بدقة اليوم، وإذا حصل مكتبكم على الموافقة نبني على الواجهات الموثقة في البيئة التجريبية أولاً ثم في بيئة الإنتاج.
أين تقع بيانات الموكلين والفواتير من هذا كله؟
كل مرجع في ناجز يجاوره ملف سري للموكل: بيانات هوية وعقود وسجلات مالية، وأحياناً معلومات جنائية أو صحية. ونظام حماية البيانات الشخصية نافذ منذ 14 سبتمبر 2023، لذلك يحتاج نظام المكتب إلى صلاحيات على مستوى القضية وسجلات تدقيق وسياسة احتفاظ واضحة. ويشرح دليلنا عن حماية بيانات العملاء في مكاتب المحاماة هذه الالتزامات بالتفصيل.
كما يجب أن تتحول الأتعاب إلى فواتير ضريبية نظامية. ففي الموجة الخامسة والعشرين من الفوترة الإلكترونية، يلزم المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025 الربط مع منصة فاتورة في موعد أقصاه 1 فبراير 2027. ويشرح دليل الفوترة الإلكترونية ما يتطلبه ذلك.
ما الأخطاء الشائعة في إدارة المكتب حول ناجز؟
- الاعتماد على كل محامٍ في متابعة ناجز وحده، دون رؤية موحدة لجلسات المكتب.
- غياب المحامي البديل، فيصبح غياب شخص واحد خطراً على جلسة كاملة.
- انتهاء الوكالات في منتصف القضية لأن أحداً لا يتابع تواريخ انتهائها.
- مشاركة حساب شخص واحد ليطّلع المساعدون على القضايا.
- تسجيل الساعات بعد أسابيع، فتضيع أتعاب عمل أُنجز فعلاً.
ما الخطوة التالية؟
ارسم رحلة القضية داخل مكتبك اليوم: من يتابع ناجز، وأين تُسجَّل مواعيد الجلسات، وكيف تُتابَع الوكالات، ومتى تُسجَّل الساعات. ستظهر الثغرات عادة خلال أسبوع واحد. وعندما تكون مستعداً لسدّها، اطّلع على برنامج إدارة مكاتب المحاماة الذي يُبقي القضايا والجلسات والأتعاب متوافقة مع ناجز، أو تواصل معنا لمراجعة مجانية.
البرمجيات المخصّصة
الأسئلة الشائعة
ما هو ناجز للمحامين؟
ناجز منصة وزارة العدل الإلكترونية، يستخدمها المحامي لرفع صحائف الدعاوى، والاطلاع على تقويم الجلسات، والتقاضي الإلكتروني عبر المرافعة الكتابية وتبادل المذكرات، والتحقق من التبليغات العدلية، بينما يُصدر الموكل الوكالة إلكترونياً. ويتم الدخول بحساب النفاذ الوطني الموحد عبر البوابة أو تطبيق ناجز.
هل يحتاج المحامي إلى وكالة للعمل في ناجز؟
نعم في أغلب خدمات التقاضي. فصفحات الوزارة لخدمات صحيفة الدعوى وعرض تقويم الجلسات والمرافعة الكتابية تشترط على الوكيل وكالة سارية تتضمن بند المرافعة. ولهذا ينبغي أن يسجل المكتب رقم كل وكالة وصلاحياتها وتاريخ انتهائها على كل قضية تعتمد عليها، حتى لا يُفاجأ بانتهاء الصفة.
هل يدير ناجز المواعيد الداخلية والأتعاب في المكتب؟
لا. ناجز يسجل الإجراءات القضائية من جلسات وصحائف ومذكرات وأحكام، لكنه لا يتابع مواعيد الصياغة الداخلية، ولا المحامي المسؤول عن القضية وبديله، ولا الساعات والأتعاب، ولا تحديثات الموكلين، ولا مكتبة مستندات المكتب. هذه تحتاج نظام إدارة يحفظ مراجع ناجز بجانب سجلات المكتب.
هل توجد واجهة برمجية رسمية لناجز لمكاتب المحاماة؟
تتيح منصة ناجز مطورين واجهات برمجية للجهات الحكومية والقطاع الخاص في القضاء والتنفيذ والبورصة العقارية والتوثيق. وبحسب دليل الوزارة لا يُفعّل حساب الجهة إلا بوجود اتفاقية مشاركة بيانات مع وزارة العدل يعتمدها مكتب إدارة البيانات والخصوصية. وقرار الموافقة على أي مكتب يعود للوزارة وحدها.
كم يستغرق تفعيل حساب ناجز مطورين؟
يذكر دليل الوزارة أن الحساب الجديد يظهر بحالة قيد المراجعة، وأن المراجعة قد تستغرق حتى 72 ساعة عمل. لكن التفعيل يعتمد أيضاً على اعتماد اتفاقية مشاركة البيانات، ولا يمكن ربط الخدمات بالتطبيق إلا بعد سريان الموافقة، فالمدة الفعلية تحددها إجراءات الاتفاقية لا نموذج التسجيل.
ما مراجع ناجز التي ينبغي أن يحفظها مكتب المحاماة؟
كحد أدنى: رقم القضية في ناجز والمحكمة والدائرة ونوع الدعوى، ورقم الوكالة وصلاحياتها وبند المرافعة وتاريخ انتهائها، ومواعيد الجلسات وأنواعها، ومواعيد المذكرات، ومراجع التبليغات العدلية، وأرقام الأحكام والاعتراضات. احفظها حقولاً منظمة مع توثيق من أدخل كل منها ليتمكن النظام من التقارير والتنبيهات.
هل يكفي ناجز لمكتب محاماة صغير؟
المحامي الفرد الذي لديه قضايا قليلة يستطيع الاكتفاء بناجز وتقويم وروتين منضبط. لكن حين يتشارك عدة محامين القضايا تكبر المخاطر: لا رؤية موحدة للجلسات، ولا بديل جاهز، ووكالات تنتهي دون تنبيه، وساعات لا تُفوتر. وهنا يصبح النظام المنظم استثماراً يغطي تكلفته.